Bedienen · A4 · 7 Stufen

Favoriten, Intervalle & persönliche Wissensdatenbank

Schneller arbeiten mit Favoriten, Aufgaben automatisch wiederholen und eigenes Wissen einbringen — AuxData für Power-User.

Worum es geht

Im vierten Tutorial der Reihe AuxData bedienen hebst du dein Tempo: Favoriten für häufige Services, wiederkehrende Ausführungen (Intervallplan) und die persönliche Wissensdatenbank für eigene Dokumente. Wir bleiben bei der Muster GmbH und dem Helpdesk-Assistenten mit dem Beispiel-Service „Übersetzungs-Service".

Die persönliche Wissensdatenbank gehört dir allein — sie ist klar von der Agenten-Wissensdatenbank zu trennen (Stufe 4).

A3 ist hilfreich, aber nicht zwingend: Wenn du einen AI-Service starten kannst, funktioniert dieses Tutorial auch allein.

Quellen und Stand

Inhaltlich geprüft gegen das AuxData-Benutzerhandbuch (Stand 24.04.2026), Kapitel 6–8.

Hinweis: Exakte UI-Bezeichnungen können je nach Produktstand abweichen. Screenshots zeigen eine Demo-Instanz der Muster GmbH (keine Echtkundendaten); die konkrete UI kann je nach Produktstand abweichen.

Stufe 1 von 7

Favoriten markieren, starten, entfernen

Häufig genutzte Services schneller erreichen.

1Markieren & finden

In der AI-Service-Ansicht macht ein Stern einen Service zum Favoriten.

Die Favoriten-Seite sammelt deine Favoriten — agentübergreifend, mit Filterfeld. (BH 6.1, 6.2)

2Starten & entfernen

  1. Starten: Klick auf einen Favoriten öffnet den Ausführungsdialog; bei planbaren Services erscheint „Ausführung planen" (Stufe 2).
  2. Entfernen: Stern erneut anklicken — in der Service- oder Favoriten-Ansicht.
Tipp: Für oft gleiche Eingaben lohnt sich statt eines Favoriten eher ein Intervallplan mit gespeicherten Parametern. (BH 6.5)
Favoriten-Seite mit als Favorit markierten Services (gelber Stern), jede Karte mit Start-Button
A4-S01 · Favoriten-Seite mit markierten Services
✎ Übung: Markiere den „Übersetzungs-Service" als Favorit, öffne die Favoriten-Seite und starte ihn von dort.

✓ Das solltest du jetzt können

Stufe 2 von 7

Wiederkehrende Services: Intervallplan anlegen

Eine Ausführung automatisch wiederholen lassen.

1Voraussetzung

Ein Service lässt sich nur planen, wenn er vom Administrator als wiederholbar konfiguriert ist. (BH 7.1)

2Intervallplan anlegen

Über „Ausführung planen" legst du den Plan an.

  1. Intervalleinheit: Minuten, Stunden, Tage oder Monate.
  2. Wiederholungen, Startdatum und Startzeit festlegen.
  3. Aktiv-Checkbox setzen. Die ausgefüllten Parameter werden mitgespeichert und bei jedem Lauf verwendet.
Beispiel: Jeden Montagmorgen eine Zusammenfassung erstellen oder einen wöchentlichen Bericht ausführen. (BH 7.2)
Vor dem Aktivieren prüfen: Gespeicherte Parameter, Startzeit und Token-Kosten kontrollieren. Ein aktiver Plan läuft automatisch weiter, bis du ihn deaktivierst oder löschst.
Intervallplan-Editor „Ausführung planen
A4-S02 · Demo-Mandant „Muster GmbH“, sensible Daten maskiert (kein aktiver Plan gespeichert)
✎ Übung: Öffne den „Übersetzungs-Service", fülle die Parameter aus und plane eine Ausführung (z. B. täglich) — noch nicht aktivieren.

✓ Das solltest du jetzt können

Stufe 3 von 7

Intervalle verwalten: Übersicht, aktivieren, Fehler

Pläne überblicken, pausieren und Fehler einordnen.

1Übersicht & Pausieren

Die Übersichtsseite zeigt deine wiederkehrenden Services in einer Tabelle.

Spalten u. a.: ID, Agent, Service, nächste Ausführung, Intervall, Aktiv — mit Aktionen wie Bearbeiten, letzte Ergebnisse, Löschen. Über die Aktiv-Checkbox pausierst du einen Plan, ohne ihn zu löschen. (BH 7.3, 7.4)

Admin-Sicht: Org-/Service-Admins haben zwei Tabs — Meine und Alle (Organisation) — mit zusätzlicher Spalte Ausführender Benutzer. Über ein Dropdown lässt sich eine Planung im Kontext eines Kollegen laufen lassen; die Änderung wirkt ab der nächsten Ausführung, dann zählen dessen Tokens und Rechte. (BH 7.8)

2Fehler & Kosten

  1. Typische Fehler: ein neues Pflichtfeld ist leer, der Service wurde gelöscht oder ein externes System ist nicht erreichbar — fehlerhafte Läufe erscheinen unter „Mit Fehlern beendet".
  2. Zeiten richten sich nach der Serverzeitzone.
  3. Jeder automatische Lauf kostet Token — Pläne regelmäßig prüfen.

(BH 7.5, 7.6)

Automatische Läufe beobachten: Prüfe wiederkehrende Services regelmäßig, besonders nach Änderungen am Service oder an Pflichtfeldern.
Übersicht wiederkehrender AI-Services als Tabelle mit Spalten Agent, Service, nächste Ausführung, Modus, Intervall, Aktiv-Status, Anlagedatum und Aktionen
A4-S05 · Übersicht wiederkehrender Services (Intervallpläne)
✎ Übung: Öffne die Übersicht, deaktiviere deinen Plan aus Stufe 2 und sieh dir die letzten Ergebnisse an.

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Stufe 4 von 7

Persönliche Wissensdatenbank: was sie ist & Abgrenzung

Dein privater Wissensspeicher — klar getrennt von der Agenten-WDB.

1Dein privater Wissensspeicher

Die persönliche Wissensdatenbank ist dein privater Dokumentenspeicher — nur du siehst die Inhalte, du pflegst sie selbst. (BH 8.1)

2Abgrenzung zur Agenten-WDB

Wer pflegt?
Persönlich: du selbst · Agenten-WDB: Admin / Agentenverantwortliche
Wer sieht es?
Persönlich: nur du · Agenten-WDB: berechtigte Nutzer des Agenten
Zweck
Persönlich: eigene Notizen, Entwürfe · Agenten-WDB: offizielles Team-/Organisationswissen
„WissensDB speichern" im Chat (A2) legt Wissen in der Agenten-WDB ab — für rein Privates nimmst du die persönliche WDB.
Datenschutzregel: Persönlich heißt nicht beliebig: Lade nur Dokumente hoch, die du in AuxData verwenden darfst.
✎ Übung: Ordne zu: „eigene Projektnotiz" und „offizielles Produkthandbuch" — welche Wissensdatenbank?

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Stufe 5 von 7

Dokumente hochladen & Status verstehen

Eigene Dokumente einbringen und ihre Aufbereitung verfolgen.

1Dokumente hochladen

Auf der Verwaltungsseite lädst du Dokumente per Auswahl oder Drag-and-Drop hoch.

Unterstützte Formate u. a. PDF, DOCX, ODT, TXT, HTML, XLSX, CSV, JSON, RTF, Markdown (Audio/Video, falls eine Transkription konfiguriert ist). Die Verarbeitung (Chunking, Embedding) läuft im Hintergrund. (BH 8.2)

2Status lesen

Die Dokumentenliste zeigt je Dokument Name, ID, Größe, Datum und Status:

Wird verarbeitet
Aufbereitung läuft noch.
Erfolgreich
Dokument ist nutzbar.
Fehler
Aufbereitung fehlgeschlagen — erneut versuchen oder Format prüfen.
Vor dem Upload prüfen: Keine unnötigen personenbezogenen Daten, vertraulichen Kundendokumente oder ungeprüften Entwürfe hochladen.
Persönliche Wissensdatenbank mit Upload-Bereich (Dateien ablegen, PDF/DOCX/TXT/CSV, max. 100 MB pro Datei), ausgewählter Datei und Dokumentenliste
A4-S03 · Persönliche Wissensdatenbank: Upload und Dokumentenliste
✎ Übung: Lade ein kleines Demo-Dokument hoch und warte, bis der Status auf „Erfolgreich" springt.

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Stufe 6 von 7

Chunks ansehen & pflegen

Textabschnitte prüfen und bei Bedarf korrigieren.

1Die Chunk-Ansicht

Über Chunks öffnest du die Ansicht der Textabschnitte, in die dein Dokument zerlegt wurde (paginiert). (BH 8.3)

2Bearbeiten & löschen

Du kannst einzelne Chunks bearbeiten oder löschen. Beim Bearbeiten wird das Embedding neu berechnet.

Sinnvoll, wenn die Extraktion Fehler enthält — z. B. zerschnittene Tabellen oder OCR-Artefakte.
Qualitätsregel: Korrigiere nur klare Extraktionsfehler. Fachliche Inhalte sollten an der Quelle gepflegt werden, sonst weichen Dokument und Chunk voneinander ab.
Chunk-Ansicht der persönlichen Wissensdatenbank: Dokument Muster-Handbuch.txt, Anzahl Chunks 1, Chunk-Inhalt mit Arbeitszeiten
A4-S04 · Demo-Mandant „Muster GmbH“, sensible Daten maskiert
✎ Übung: Öffne die Chunks deines Demo-Dokuments, prüfe einen Abschnitt und korrigiere ihn testweise.

✓ Das solltest du jetzt können

Stufe 7 von 7

Im Chat nutzen, Löschen & DSGVO

Persönliche WDB einbeziehen und Datenschutz einordnen.

1Im Chat aktivieren

Ein Schalter in den Chat-Einstellungen bezieht deine persönliche Wissensdatenbank in Antworten ein.

In den Quellen ist sie als „Persönliche Wissensdatenbank" erkennbar. (BH 8.4)

2Löschen & DSGVO

Du kannst deine Dokumente jederzeit selbst löschen; organisationsweite DSGVO-Löschungen übernimmt der Administrator. (BH 8.5)

Löschen ist endgültig: Prüfe vor dem Löschen, ob du das Dokument noch für laufende Fragen, automatische Workflows oder Nachweise brauchst.
Tipp: Nach dem Upload kurz die Chunks prüfen; den Schalter wieder ausschalten, wenn die persönliche WDB für eine Frage nicht relevant ist — sonst mischt sich Kontext. (BH 8.6)
Chat-Einstellungen mit aktiviertem Schalter „Persönliche Wissensdatenbank
A4-S06 · Demo-Mandant „Muster GmbH“, sensible Daten maskiert
✎ Übung: Aktiviere die persönliche WDB im Chat, stelle eine Frage zu deinem Demo-Dokument und prüfe die Quelle. Schalte sie danach wieder aus.

✓ Das solltest du jetzt können

3Praxislauf zum Abschluss

  1. Markiere den „Übersetzungs-Service" als Favorit und starte ihn von der Favoriten-Seite.
  2. Plane eine wiederkehrende Ausführung mit gespeicherten Parametern und deaktiviere sie danach wieder.
  3. Lade ein unkritisches Demo-Dokument in die persönliche Wissensdatenbank hoch und warte auf „Erfolgreich".
  4. Öffne die Chunks, prüfe einen Abschnitt und korrigiere nur einen klaren Extraktionsfehler.
  5. Aktiviere die persönliche WDB im Chat, stelle eine Frage zum Demo-Dokument, prüfe die Quelle und schalte den Kontext wieder aus.

Geschafft!

Du arbeitest jetzt wie ein Power-User: Favoriten, automatische Läufe und eigenes Wissen. Mach das Quiz und geh dann weiter zu A5 — Profil, Persona & verantwortungsvolle Nutzung.

Kurz-Quiz

Sitzen Favoriten, Intervalle & WDB?

6 Fragen aus den Stufen 1–7. Kein Zertifikat — einfach zur Selbstkontrolle. Beliebig oft wiederholbar.

Frage 1 von 6
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