Die Übungen 1 bis 7 legen ein echtes Übungsprojekt an, füllen es und löschen es am Ende wieder. Ein Projekt, das nach der Schulung stehen bleibt, ist kein Lernerfolg, sondern Altlast.

Ausgangspunkt

Zwei Vorhaben: die Betreuung eines Kunden durch vier Leute über ein halbes Jahr. Und: ein Helpdesk, den die ganze Organisation dauerhaft nutzt.

Das tust du

Ordne beide zu — Projekt oder Agent — und nenne zu jedem den Grund, der den Ausschlag gibt.

Das siehst du

Der Ausschlag liegt bei der Frage, wer es verwaltet. Ein Projekt richtest du selbst ein und räumst es selbst wieder weg. Ein Agent wird zentral administriert und überlebt euch beide. Beim Kundenprojekt willst du nicht für jede Änderung die Administration fragen; beim Helpdesk willst du genau das.

Klappt nicht?

Wenn du unsicher bist, frag: Wird das in zwei Jahren noch gebraucht, auch ohne dich? Dann Agent.

Ausgangspunkt

Die Projektübersicht, du darfst Projekte anlegen.

Das tust du

1. Ein Projekt anlegen und es erkennbar als Übung benennen, zum Beispiel „Übung A8 — dein Name“.
2. Eine Beschreibung schreiben, die in drei Monaten noch erklärt, wofür es da war.
3. Ein Default-Modell wählen.
4. Speichern und danach ansehen, was von selbst entstanden ist.

Das siehst du

Nach dem Speichern bist du Owner, und ein leerer Wissensdatenbank-Container ist bereits angelegt — darum musst du dich nicht kümmern. Der Name mit deinem Namen darin sorgt dafür, dass niemand rätselt, wem das Projekt gehört.

Klappt nicht?

Fehlt der Knopf zum Anlegen, darf in eurer Organisation nicht jede Person Projekte erstellen. Dann übernimm die restlichen Übungen in einem Projekt, in dem du Mitglied bist — und lass das Löschen in Übung 7 aus.

Ausgangspunkt

Dein Projekt aus Übung 2. Drei gedachte Beteiligte: du als Projektleitung, eine Stellvertretung, die im Urlaubsfall übernimmt, und drei Fachleute, die mitarbeiten, aber nichts verwalten sollen.

Das tust du

1. Die Rollenliste im Projekt öffnen und lesen, was jede Rolle darf.
2. Jeder der drei Gruppen die kleinste Rolle zuordnen, mit der ihre Aufgabe noch geht.
3. Falls jemand aus deinem Team mitübt: diese Person tatsächlich mit der gewählten Rolle einladen.

Das siehst du

Die Stellvertretung braucht Co-Admin, das Fachteam nicht. Und Löschen kann ohnehin nur der Owner — auch ein Co-Admin nicht. Wer allen vorsichtshalber Co-Admin gibt, hat keine Stellvertretung eingerichtet, sondern die Unterscheidung abgeschafft.

Klappt nicht?

Findest du eine Person nicht, ist sie in eurer Organisation nicht angelegt oder nicht für AuxData freigeschaltet. Externe lassen sich nicht einfach über die Mailadresse einladen.

Ausgangspunkt

Dein Projekt, die Einstellung für Werkzeugaufrufe. Angenommen, es geht um Recherche für ein Angebot.

Das tust du

1. Die drei Möglichkeiten lesen: nie, nach Bestätigung, automatisch.
2. Eine davon setzen und begründen, warum die beiden anderen für diesen Zweck schlechter sind.
3. Im Projektchat etwas fragen, das ein Werkzeug auslösen würde, und beobachten, was passiert.

Das siehst du

Bei „nach Bestätigung“ hältst du jedes Mal kurz inne und siehst, was der Agent vorhat. Das ist langsamer und genau deshalb bei einer Recherche richtig, deren Ergebnis nach außen geht. „Automatisch“ ist für Abläufe gedacht, die ihr schon kennt.

Klappt nicht?

Passiert bei deiner Testfrage gar nichts, hat dieses Projekt keine Werkzeuge hinterlegt. Dann bleibt die Einstellung ohne Wirkung — was sie nicht falsch macht, nur folgenlos.

Ausgangspunkt

Dein Projekt und ein unkritisches Dokument — ohne Kundendaten, ohne Personenbezug.

Das tust du

1. Das Dokument in die Projekt-Wissensdatenbank laden und warten, bis es aufbereitet ist.
2. Eine Frage formulieren, deren Antwort nur in diesem Dokument steht — eine Zahl, ein Datum, ein Eigenname.
3. Fragen und die Quellenangabe aufschlagen.

Das siehst du

Die Antwort nennt dein Dokument als Quelle, und du kannst die Stelle nachlesen. Eine Frage, die auch aus Allgemeinwissen beantwortbar wäre, taugt für diese Prüfung nicht — dann weißt du hinterher nicht, woher die Antwort kam.

Klappt nicht?

Antwortet der Chat mit Allgemeinplätzen, war deine Frage zu weit. Nimm etwas, das garantiert nirgends sonst steht.

Ausgangspunkt

Der Chat aus Übung 5.

Das tust du

1. Diesen Chat ins Projektwissen übernehmen.
2. Eine neue Unterhaltung öffnen und dieselbe Frage noch einmal stellen.
3. Formuliere in zwei Sätzen, wann du einen Chat übernimmst und wann du ihn stattdessen nur als Word-Datei exportierst.

Das siehst du

Der neue Chat findet die Antwort, ohne dass du das Dokument erneut anhängst — das Gespräch ist jetzt Teil des Projektwissens. Die Regel dahinter: Übernehmen, wenn andere es künftig finden sollen. Exportieren, wenn es ein Einzelfall war oder in ein Dokument außerhalb von AuxData gehört.

Klappt nicht?

Findet der neue Chat nichts, ist die Übernahme noch in Arbeit oder du bist in einem anderen Projekt gelandet. Projektwissen gilt nur im eigenen Projekt.

Ausgangspunkt

Dein Übungsprojekt mit Chats, einem Dokument und Projektwissen.

Das tust du

1. Schreib in fünf Zeilen auf, was beim Abschluss eines echten Projekts passieren muss: Wer verliert Zugriff, was wird gesichert, was gelöscht, wer wird informiert, wann.
2. Geh deine Liste an deinem Übungsprojekt durch.
3. Das Übungsprojekt löschen.
4. Die Projektübersicht neu laden und prüfen, dass es weg ist.

Das siehst du

Das Löschen ist unwiderruflich und nimmt Chats, Dokumente und Projektwissen mit. Deshalb steht in jeder brauchbaren Abschlussliste ein Schritt vor dem Löschen: sichern, was noch gebraucht wird.

Klappt nicht?

Bietet die Oberfläche dir kein Löschen an, bist du nicht Owner — auch Co-Admins dürfen das nicht. Dann bitte die Person darum, die das Projekt angelegt hat.